Você tem o hábito de falar ao telefone enquanto escreve um e-mail no trabalho? Ou responde a uma mensagem pelo celular no meio de uma reunião? Diferentemente do que muitos pensam, esses hábitos podem atrapalhar em vez de aumentar a produtividade.

Especialistas ouvidos pelo UOL afirmam que é muito difícil uma pessoa se concentrar em duas ou mais atividades ao mesmo tempo.

Mas por que algumas pessoas dizem ser multitarefa? Segundo Maria Olívia Machado, sócia da consultoria Thelema Coaching, o termo é usado de maneira errada.

"Essa é uma expressão que surgiu do excesso de trabalho nas empresas, mas que não existe na prática. Nosso cérebro não consegue se concentrar em duas coisas ao mesmo tempo, por isso ele tira o foco de uma e passa para outra que está em primeiro plano", diz.

Você perde concentração ao alternar tarefas

Quando um profissional tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo no trabalho, ele está perdendo produtividade em vez de ganhar, de acordo com a consultora. Isso porque, ao alternar tarefas, a pessoa perde a concentração e precisa retomar o raciocínio para voltar ao que estava fazendo antes.

"Quando você está escrevendo um e-mail e atende o telefone, é comum ter de reler o que havia escrito para retomar o pensamento após a ligação", afirma Machado.

Um artigo publicado pela "Harvard Business Review" indica que uma pessoa gasta, em média, 15 minutos para voltar ao que estava fazendo após ser interrompida.

O mesmo artigo cita ainda que a produtividade pode cair até 40% quando um profissional tenta ser multitarefa. "Ao tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, você acaba fazendo tudo com menos qualidade porque não consegue se concentrar direito", declara a consultora.

Só um computador é multitarefa, diz consultor

Mas não são só os profissionais que usam o termo errado. As empresas também o fazem quando colocam "ser multitarefa" como um dos requisitos para uma vaga, de acordo com o consultor e autor de livros sobre produtividade Christian Barbosa.

"As empresas são cegas e burras, só um computador é multitarefa", afirma. "Quanto mais elas exigem que seus funcionários façam mais coisas ao mesmo tempo, mais improdutivo e estressante será o ambiente de trabalho."

O correto, segundo Barbosa, seria as empresas buscarem profissionais focados, flexíveis e com conhecimento em várias áreas. "Pessoas com essas qualidades conseguem ser mais organizadas e sabem estabelecer prioridades em vez de saírem fazendo tudo ao mesmo tempo", diz.

Mulher multitarefa é mito

Outro pensamento comum, mas que não passa de um mito, é creditar às mulheres a qualidade de serem multitarefas, segundo Barbosa. "As mulheres têm mais facilidade em lidar com mais responsabilidades do que os homens, mas isso não é ser multitarefa", afirma.

Um estudo feito por pesquisadores da Universidade de Utah, nos Estados Unidos, diz que apenas 2,5% das pessoas têm, de fato, a capacidade de fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

"Em meus treinamentos, quando faço testes com os alunos, o percentual é quase o mesmo, entre 1% e 2%, independentemente do sexo", declara Barbosa. O que é mais eficaz: ser organizado e ter prioridade

Ter organização e estabelecer prioridades é a maneira mais eficaz de lidar com o excesso de trabalho, segundo os especialistas. Para Barbosa, o profissional deve fazer uma lista das tarefas do dia e executá-las na sequência.

Caso apareça um pedido urgente, o empregado pode discutir com seu superior a delegação daquela tarefa ou de outra que esteja na programação, para que ele não fique sobrecarregado. "É preciso questionar o que é prioridade. Nem sempre o que lhe pedem com urgência é urgente", afirma.

Já a consultora Maria Olívia Machado afirma que reservar cerca de 30% do tempo para resolver imprevistos ajuda a diminuir a sobrecarga de trabalho.

"O problema é que as pessoas colocam muitas tarefas na agenda e separam pouco tempo para executá-las, daí se perdem quando surge algo novo", diz. "E, se não houver imprevistos no dia, pode-se usar o tempo reservado para adiantar outras coisas."